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Dokumente Gesamtübersicht Das Anlegen und Verwalten großer Dokumentensammlungen funktioniert mit dem Modul Dokumentenverwaltung einfach und sicher.
Der Zugriff auf gemeinsame Ordner im System ermöglicht es allen Mitarbeitern – falls die entsprechende Berechtigung dies zulässt - alle Dokumente zu immer und überall einzusehen, zu bearbeiten sowie aus den Dateiordnern heraus zu versenden.
Dokumente gemeinsam nutzen
Wird eine Datei unter einem bestehenden Namen hochgeladen, so speichert das System automatisch die neue Version des Dokumentes ab. Vorhergehende Versionen sind jedoch stets wiederherstellbar.
Dokumente können einfach aus dem Ordner als E-Mail versendet werden. Die Dokumente befinden sich nun im Anhang und können sofort (bei Ordnern) gepackt werden.
Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen
Wiederkehrende Dokumente, welche über die Kontakte individualisiert werden sollen, können als Vorlage im System hinterlegt werden, sodass mit wenigen Mausklicks dieses Dokument automatisch personalisiert erstellt wird. Das Dokument ist nun im Kontakt gespeichert und kann von dort direkt per Mail versendet werden.
Eingescannte Faxe, Bilder, Briefe oder Verträgen können mit der lizenzpflichtigen OCR-Texterkennung sogar über die Suchfunktion anhand des Textes gefunden werden.